Jak poradzić sobie z dokumentami w salonie piękności?

Oceń ten artykuł:
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (1 votes, average: 5,00 out of 5)
Loading...

Salony kosmetyczne to nie tylko miejsca, w których klienci mogą zadbać o swoją urodę. To miejsca prowadzenia działalności tak jak wszystkie inne firmy. Wiąże się to z przechowywaniem, niejednokrotnie całkiem pokaźnej, dokumentacji dotyczącej wielu obszarów. Im większy jest zakład, tym bardziej przydatne jest korzystanie z systemu do obiegu dokumentów.

Urząd Skarbowy patrzy!

Podstawowymi dokumentami, z którymi ma się do czynienia w przypadku prowadzenia salonu urody, są te związane z rozliczeniami podatków. Mowa tu nie tylko o deklaracjach i zeznaniach podatkowych, ale także o fakturach od kontrahentów, które należy w należyty sposób gromadzić. Duże zakłady mogą mieć nawet kilkudziesięciu klientów biznesowych, od których kupują środki pielęgnacyjne i narzędzia kosmetyczne. Rosnąca liczba faktur prowadzi do konieczności wprowadzenia systemu ich kontrolowania. W podstawowej formie jest to podział na te niezapłacone, zapłacone i zaksięgowane. Im więcej pracowników ma styczność z dokumentem, tym więcej możliwości pomyłki i zagubienia. Warto jest każdy przychodzący dokument od razu skanowaćwprowadzić do systemu informatycznego i w obu formach przesłać osobie zajmującej się księgowością. W przypadku faktur elektronicznych jest to jeszcze prostsze. Nawet w przypadku uszkodzenia czy zgubienia dokumentu wszystkie czynności związane z jej późniejszym przetworzeniem są ciągle możliwe do wykonania, gdy w międzyczasie można starać się o wystawienie duplikatu. Warto także pamiętać, że tusz na fakturach często blaknie i staje się nieczytelny. Wersja elektroniczna będzie więc jedyną, na podstawie której będzie można polegać w trakcie kontroli.

Klienci są najważniejsi

Salony kosmetyczne przyjmują firmową korespondencję, która może zawierać zarówno bezużyteczne oferty handlowe, jak i reklamacje, czy zapytania od klientów. Ważne jest, by każdy dokument został odpowiednio przyjęty, opisany i zarchiwizowany. Niektóre z tych czynności może wykonać recepcjonistka, niektóre jednak muszą zostać przekazane wyżej do kierownictwa. Prawidłowe przyjęcie i opisanie dokumentów może stanowić ważny argument w przypadku różnego rodzaju sporów, chociażby reklamacyjnych. Przy dokumentach papierowych niezastąpiona okaże się pieczątka i prowadzona ewidencja – najlepiej także komputerowa, co znacznie przyspieszy ewentualne poszukiwania dokumentu, kiedy będzie potrzebny. Należy też ustalić i przestrzegać pewnego porządku archiwizowania – zarówno w segregatorach, jak i dyskach komputerowych. Pomocne mogą okazać się przestrzenie dyskowe w chmurze, które dodatkowo zminimalizują ryzyko utraty danych przy awarii komputera.

Zawsze przechowuj zgody

Zabiegi kosmetyczne wiążą się zawsze z pewnym ryzykiem. Może być to reakcja alergiczna na środek, o którym nie powiedziała klientka albo bardziej niebezpieczne komplikacje po różnego typu iniekcjach. Dlatego ważne jest, by za każdym zabiegiem pobierać wszystkie zgody na zabiegi i deklaracje o stanie zdrowia. Takie dokumenty są szczególnie ważne w salonach piękności i muszą być archiwizowane bardzo dokładnie. Nie może zabraknąć opisu, dat wypełnienia i złożenia, daty zabiegów. Warto przenieść takie dokumenty także do systemu komputerowego, by chronić się przed nieprzyjemnościami związanymi z ich utratą. W tym przypadku precyzja jest niesamowicie ważna.

Prowadzenie salonu urody wiąże się z wieloma czynnościami niezwiązanymi wcale z kosmetologią i upiększaniem ciała. Wszystkie te czynności związane z obiegiem dokumentów(lub DMS) mogą wydawać się czasochłonne i kosztowne, jednak po pewnym czasie stają się rutyną, która nie tylko ułatwi działanie przedsiębiorstwa, ale także może zadecydować o dalszym rozwoju i istnieniu firmy.


Przeczytaj również:

Cytryna na łupież: 5 sposobów jak można użyć cytryny by zachować łupież w ryzach Wyobraź sobie to: jesteś gotowa na imprezę w swojej pięknej małej czarnej. Makijaż jest idealny, Twoje włosy są olśniewające i nie ma nic, co może pój...
Domowa mikrodermabrazja – przepisy Mikrodermabrazja to bardzo popularny zabieg, który ma na celu usunięcie zrogowaciałej warstwy naskórka, a także pobudzenie procesów regeneracyjnych. P...
Perfumy Elizabeth Arden 5th Avenue – powiew elegancji Nowego Yorku Perfumy Elizabeth Arden 5th Avenue to niezwykle elegancki zapach dla każdej stylowej kobiety, niezależnie od wieku. Dzięki świetnemu połączeniu kwiato...
Czarujący i subtelny – poznajemy perfumy z bzem! Zapachu bzu z pewnością nie trzeba nikomu przedstawiać – gdy tylko rozpoczyna się wiosna, parkowe alejki są wręcz ciężkie od dusząco słodkiego aromatu...
Triki kosmetyczne – rozświetlanie twarzy, tuszowanie przebarwień, powiększanie oczu makijażem Triki kosmetyczne są bardzo przydatną umiejętnością, która pozwala nie tylko na zabawę makijażem, ale również na wymodelowanie twarzy i dodaniu całej ...
Czym charakteryzuje się naturalny balsam do ciała? Naturalny balsam do ciała powinien znajdować się w łazienkach wszystkich kobiet. Codzienna pielęgnacja jest bardzo ważna i pozwala na utrzymanie zdrow...
Mezoterapia – zatrzymaj upływający czas! Chcesz, aby twoja skóra była piękna na długo? W takim przypadku nie wystarczą same kosmetyki – dla najlepszych efektów dodaj do nich mezoterapię. P...
Biżuteria dla eleganckiej kobiety? Zegarki Obaku! Każda elegancka kobieta pragnie prezentować się nienagannie, dlatego też ważny jest dla niej nie tylko odpowiedni ubiór, ale przede wszystkim dodatki,...
Rozświetl twarz na wiosnę Trendy w makijażu zmieniają się co sezon. Wraz z wiosną wracamy do błysku i rozświetlenia - tego, które sprawia wrażenie, jakby twarz muśnięta była sł...
Farbowanie włosów a ciąża Farbowanie włosów przez kobiety będące w ciąży już od wielu lat budzi mnóstwo kontrowersji. Zdania są podzielone. Istnieje tylu zwolenników farbowania...