Jak poradzić sobie z dokumentami w salonie piękności?

Oceń ten artykuł:
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (No Ratings Yet)
Loading...

Salony kosmetyczne to nie tylko miejsca, w których klienci mogą zadbać o swoją urodę. To miejsca prowadzenia działalności tak jak wszystkie inne firmy. Wiąże się to z przechowywaniem, niejednokrotnie całkiem pokaźnej, dokumentacji dotyczącej wielu obszarów. Im większy jest zakład, tym bardziej przydatne jest korzystanie z systemu do obiegu dokumentów.

Urząd Skarbowy patrzy!

Podstawowymi dokumentami, z którymi ma się do czynienia w przypadku prowadzenia salonu urody, są te związane z rozliczeniami podatków. Mowa tu nie tylko o deklaracjach i zeznaniach podatkowych, ale także o fakturach od kontrahentów, które należy w należyty sposób gromadzić. Duże zakłady mogą mieć nawet kilkudziesięciu klientów biznesowych, od których kupują środki pielęgnacyjne i narzędzia kosmetyczne. Rosnąca liczba faktur prowadzi do konieczności wprowadzenia systemu ich kontrolowania. W podstawowej formie jest to podział na te niezapłacone, zapłacone i zaksięgowane. Im więcej pracowników ma styczność z dokumentem, tym więcej możliwości pomyłki i zagubienia. Warto jest każdy przychodzący dokument od razu skanowaćwprowadzić do systemu informatycznego i w obu formach przesłać osobie zajmującej się księgowością. W przypadku faktur elektronicznych jest to jeszcze prostsze. Nawet w przypadku uszkodzenia czy zgubienia dokumentu wszystkie czynności związane z jej późniejszym przetworzeniem są ciągle możliwe do wykonania, gdy w międzyczasie można starać się o wystawienie duplikatu. Warto także pamiętać, że tusz na fakturach często blaknie i staje się nieczytelny. Wersja elektroniczna będzie więc jedyną, na podstawie której będzie można polegać w trakcie kontroli.

Klienci są najważniejsi

Salony kosmetyczne przyjmują firmową korespondencję, która może zawierać zarówno bezużyteczne oferty handlowe, jak i reklamacje, czy zapytania od klientów. Ważne jest, by każdy dokument został odpowiednio przyjęty, opisany i zarchiwizowany. Niektóre z tych czynności może wykonać recepcjonistka, niektóre jednak muszą zostać przekazane wyżej do kierownictwa. Prawidłowe przyjęcie i opisanie dokumentów może stanowić ważny argument w przypadku różnego rodzaju sporów, chociażby reklamacyjnych. Przy dokumentach papierowych niezastąpiona okaże się pieczątka i prowadzona ewidencja – najlepiej także komputerowa, co znacznie przyspieszy ewentualne poszukiwania dokumentu, kiedy będzie potrzebny. Należy też ustalić i przestrzegać pewnego porządku archiwizowania – zarówno w segregatorach, jak i dyskach komputerowych. Pomocne mogą okazać się przestrzenie dyskowe w chmurze, które dodatkowo zminimalizują ryzyko utraty danych przy awarii komputera.

Zawsze przechowuj zgody

Zabiegi kosmetyczne wiążą się zawsze z pewnym ryzykiem. Może być to reakcja alergiczna na środek, o którym nie powiedziała klientka albo bardziej niebezpieczne komplikacje po różnego typu iniekcjach. Dlatego ważne jest, by za każdym zabiegiem pobierać wszystkie zgody na zabiegi i deklaracje o stanie zdrowia. Takie dokumenty są szczególnie ważne w salonach piękności i muszą być archiwizowane bardzo dokładnie. Nie może zabraknąć opisu, dat wypełnienia i złożenia, daty zabiegów. Warto przenieść takie dokumenty także do systemu komputerowego, by chronić się przed nieprzyjemnościami związanymi z ich utratą. W tym przypadku precyzja jest niesamowicie ważna.

Prowadzenie salonu urody wiąże się z wieloma czynnościami niezwiązanymi wcale z kosmetologią i upiększaniem ciała. Wszystkie te czynności związane z obiegiem dokumentów(lub DMS) mogą wydawać się czasochłonne i kosztowne, jednak po pewnym czasie stają się rutyną, która nie tylko ułatwi działanie przedsiębiorstwa, ale także może zadecydować o dalszym rozwoju i istnieniu firmy.



Przeczytaj również:

Jak cieszyć się jędrnym biustem na dłużej? Piersi to wyjątkowo kobiecy atut. Jest on źródłem zachwytów i inspiracji artystów malarzy czy fotografów, szczególnie surrealistów. Wiele kobiet ni...
Manicure hybrydowy – czy można zrobić go samodzielnie? Dłonie to bez wątpienia wizytówka kobiety, dlatego też panie zawsze chcą, aby paznokcie były ładne, estetyczne i zadbane. Wbrew pozorom jest to trudne...
4 mity o implantach piersi, w które ludzie nadal wierzą Powiększanie piersi jest jedną z najczęściej wykonywanych operacji na całym świecie. Jeszcze kilkanaście lat temu panie z implantami były uznawane za ...
Rebel style – perfumy dla urodzonych buntowniczek Nie wszyscy lubią płynąć z prądem i chodzić wcześniej utartymi ścieżkami – wciąż istnieje szeroka grupa buntowniczek, które nade wszystko cenią sobie ...
10 niezwykle skutecznych sposobów na zdrowe włosy Piękne włosy to wizytówka każdej kobiety. Marzyszych o lśniących włosach ? Takich, które będą rosły i przestaną się kruszyć ? Sprawdź w jaki sposób po...
Rozjaśnianie włosów naturalnymi sposobami Muśnięte słońcem włosy odmładzają, a słoneczne refleksy nadają objętości. Pasemka możesz wykonać samodzielnie, w domowym zaciszu, używając naturalnych...
Jak wybrać męski zegarek codzienny lub sportowy? Pewna bardzo stara zasada mówi, że mężczyzna nie powinien oszczędzać na dwóch elementach garderoby, czyli na zegarku oraz butach. Jeśli chodzi o zegar...
Sprawdzone sposoby na przechowywanie biżuterii Kolczyki, pierścionki, wisiorki – nosi je niemal każda kobieta, aby dodać uroku i wdzięku do swojej codziennej kreacji. Tak samo ważne, jak wybranie o...
Jak prawidłowo i bezpiecznie rozjaśniać włosy w domu ? Kobiety często odczuwają potrzebę transformacji. Pragną zmiany, która zwykle zaczyna się od ich włosów, a w tym momencie posiadaczki ciemnych włosów m...
Dlaczego dbanie o urodę jest tak ważne? Polacy coraz bardziej interesują się nie tylko swoim zdrowiem, ale również tym, jak wyglądają. Dotyczy to obu płci, niezależnie od tego, w jakim są wi...